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14
Januar 2021

Handlungsempfehlungen für Beschäftigte mit Tätigkeit im Home-Office

Tipps für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Home-Office

Der Lockdown sorgt dafür, dass weiterhin viele Beschäftigte im Home-Office arbeiten. Vor dem Hintergrund aktueller Befragungsergebnisse und eines Literatur-Reviews haben wir Ressourcen und Stressoren identifiziert und können Beschäftigten Empfehlungen geben, wie sie im Homeoffice besser arbeiten können. Viele der identifizierten Ressourcen und Stressoren hinsichtlich des Arbeitens im Homeoffice können von den Beschäftigten selbst gestärkt beziehungsweise vermieden werden. Hierbei können folgende Empfehlungen berücksichtigt werden:

Aufmöbeln! Ergonomie am Arbeitsplatz sicherstellen – gerne auch kreativ

Unabhängig davon, ob die Arbeit aus dem Homeoffice in Form von vertraglich geregelter Telearbeit oder in Form von mobiler Arbeit vorliegt, und dementsprechend (k)eine Arbeitgeberpflicht hinsichtlich der Einrich-tung des Homeoffice-Arbeitsplatzes vorliegt, bedarf es der Mitwirkung der Beschäftigten, um einen räumlich, technisch und ergonomisch intakten Arbeitsort als Ressource im Homeoffice zu realisieren. Laut Arbeitsschutzgesetz haben Beschäftigte an ihrem Bildschirmarbeitsplatz sogar die Pflicht, „nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß der Unterweisung und Weisung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit Sorge zu tragen“ (§ 15 Abs. 1 ArbSchG) (DGUV, 2019). So obliegt es dem Arbeitnehmenden, das ergonomische Potenzial eines höhenverstellbaren Schreibtischs und Schreibtischstuhls sowie zweiten Bildschirms durch deren korrekte Positionierung auszuschöpfen. Der Schreibtisch sollte quer zum Fenster stehen, um Blendung zu vermeiden (DGUV, 2019). Tisch- und Stuhlhöhe sollte so an die Körpergröße angepasst sein, dass sich beim Sitzen beide Füße parallel zueinander flach auf dem Boden befinden und die Oberschenkellängsachse zum Knie hin etwas abflacht ist (das heißt: kein 90°-Winkel zwischen Hüfte und Knie) (DGUV, 2019; Mohokum & Dördelmann, 2018). Die Sitztiefe sollte ausreichend Platz zwischen Oberschenkel und Tischkante lassen, ohne Druck auf die Kniekehlen auszuüben, um nicht nur eine positive Körperhaltung, sondern auch eine intakte Blutzirkulation durch den Körper zu erlauben (DGUV, 2019). Die Rückenlehne des Stuhls sollte beweglich sein und stets am Rücken haften, um ihn in jeder Sitzposition zu unterstützen (DGUV, 2019; Mohokum & Dördelmann, 2018).

Die Armlehnen sollten sich auf Höhe der Tischkante befinden, damit das Ellenbogengelenk ungefähr einen rechten Winkel bildet (DGUV, 2019; Mohokum & Dördelmann, 2018). Generell empfiehlt es sich, erst den Bürostuhl, dann den Arbeitstisch und zuletzt den Bildschirm einzustellen (Mohokum & Dördelmann, 2018). Der Bildschirm sollte mittig auf dem Schreibtisch, zentral im Blickfeld und mit mindestens 50 bis 80cm Abstand zum Beschäftigten stehen, wobei die Bildschirmoberkante auf Höhe der Augen sein sollte, damit entspannt senkrecht von oben und ohne eine zu starke Belastung für die Nacken- und Schulterpartie auf den Bildschirm gesehen werden kann (DGUV, 2019; Mohokum & Dördelmann, 2018). Weiterführende detailliertere und ergonomisch empfehlenswerte Maße und Einstellungen lassen sich im Leitfaden der DGUV (2019) für die Gestaltung von Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen finden.

Für viele der aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie kurzfristig entstandenen Homeoffice-Arbeitsplätze können zudem kreative Alternativen zu einem höhenverstellbaren Tisch beziehungsweise Stuhl erst einmal behelfsweise herangezogen werden. So lässt sich mithilfe einer Kommode ein Steharbeitsplatz schaffen. Ein Bildschirm auf einem zu niedrigen Tisch, bei dem zu weit nach unten geblickt werden muss, kann durch Bücher erhöht werden. Ebenso kann im Fall eines zu hohen Stuhls ein Hocker Abhilfe schaffen, damit die Füße einen festen Stand haben und nicht in der Luft hängen. Bei einem zu niedrigen beziehungsweise zu harten Stuhl kann für einen bequemeren Sitzkomfort auf ein Kissen oder eine kleine zusammengelegte Decke zurückgegriffen werden. Außerdem kann mit dem Arbeitgeber über Unterstützungsmöglichkeiten gesprochen werden, ob zumindest temporär ein Bürostuhl, ein zweiter Bildschirm oder aber externe Eingabegeräte wie Maus und Tastatur aus dem Büro mit ins Homeoffice genommen werden dürfen.

„Home sweet Home(office)“ – die Arbeitsplatzumgebung optimal gestalten

Um die Ressourcen des heimischen Arbeitsplatzes im Sinne eines ergonomischen Arbeitens an einem Bildschirmplatz zu fördern, sollten laut DGUV-Leitfaden auch Raumklima, Beleuchtung, Lärm und Platzbedarf berücksichtigt werden (DGUV, 2019). Daher sollten Beschäftigte im Homeoffice darauf achten, an ihrem Arbeitsort regelmäßig zu lüften und eine Raumtemperatur von 20 bis 22 Grad sowie einige Pflanzen um sich zu haben (DGUV, 2019; Mohokum & Dördelmann, 2018). Denn Pflanzen helfen bei der Regulierung der Luftfeuchtigkeit, Produktion von Sauerstoff und der Filterung von Schadstoffen wie Kohlenstoffdioxid und wirken sich daher positiv auf das Wohlbefinden während der Arbeit aus (Brandt, 2010, Mohokum & Dördelmann, 2018).
Hinsichtlich einer optimalen Beleuchtung sollten Beschäftigte die Lichtverhältnisse an ihr Sehvermögen anpassen, Reflexionen, Spiegelungen und Blendungen vermeiden und für ausreichend Tageslichteinstrahlung sorgen, welche durch eine Deckenbeleuchtung und eine zusätzliche Schreibtischlampe ergänzt werden kann. Der Schreibtisch sollte in jedem Fall immer ausreichend ausgeleuchtet sein, denn ungünstige Lichtverhältnisse stellen eine erhöhte gesundheitliche Beanspruchung für die Augen dar (DGUV, 2019; Mohokum & Dördelmann, 2018).

Arbeitsplatzgestaltung und Routinen – das A und O für eine erfolgreiche Abgrenzung

Die Arbeitsplatzgestaltung spielt auch im Hinblick auf die Ressource der Abgrenzungsfähigkeit zwischen Arbeit und Privatleben eine bedeutende Rolle und kann zur Reduktion stressinduzierender privater Unterbrechungen beitragen. So fördert im Sinne der eigenen Stimuluskontrolle ein fester Arbeitsplatz, der für Arbeitspausen beziehungsweise Ruhezeiten verlassen werden kann, während der Arbeitszeit die Konzentration auf die Arbeitsaufgaben und in Pausen beziehungsweise am Feierabend das Abschalten von der Arbeit (Lohmann-Haislah et al., 2019). Sofern kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist, bieten sich alternativ Raumtrenner und Sichtschutzmöglichkeiten sowie „Bitte nicht stören“-Schilder an. Um sich selbst nicht abzulenken, sollten zudem nur die notwendigen Arbeitsmittel und -materialien griffbereit auf dem aufgeräumten Schreibtisch Platz finden und der Arbeitsort wohnlich, aber arbeitsbezogen eingerichtet sein (VBG, 2020c, d). Auf ein Übermaß an Dekoartikeln und persönlichen Gegenständen sollte dagegen verzichtet und stattdessen eher separate Zonen für Freizeit-, Erholung- und Sportaktivitäten beziehungsweise körperliche Ausgleichsübungen geschaffen werden (Lohmann-Haislah et al., 2019). Gerade auch im Hinblick auf einen guten Schlaf sollte der Arbeitsbereich vom Schlafbereich getrennt sein (Crönlein & Weeß, 2011).

Des Weiteren können Morgen- und (Feier-)Abendroutinen sowie feste Arbeits- und Pausenzeiten die eigene Abgrenzungsfähigkeit stärken und eine Vermischung von Arbeit und Privatleben verhindern (Dahlke et al. 2018). So können morgendliche Umschaltrituale wie das Anziehen bürofähiger Kleidung und ein kleiner Spaziergang, der den Weg zur Arbeit simuliert, die eigene Abgrenzungsfähigkeit unterstützen (VGB, 2020d). Um das Ende eines Arbeitstages einzuläuten, können Rituale wie das Zuklappen des Laptops, das Schlie-ßen der Tür zum Arbeitszimmer und erneut ein kleiner Spaziergang, der den Heimweg simuliert, hilfreich sein. Sollte dadurch jedoch zu viel der gewonnenen Flexibilität verloren gehen, gilt es in einem Selbstversuch herauszufinden, wie viel Struktur für das eigene Wohlbefinden notwendig ist.

Eine klar vorhersehbare Tagesstruktur mit festen Ritualen und Abläufen kann zudem Kindern das Verständnis erleichtern, wann die Eltern im Homeoffice ansprechbar sind und wann nicht. Dadurch können private Unterbrechungen, die, wie im Literatur-Review deutlich wird, einen Stressor für die Arbeitsbewältigung darstellen, unterbunden werden. In Bezug auf zu Hause lebende Kinder kann es auch hilfreich sein, die Tages- und Pausenplanung gemeinsam zu machen und dabei klar zu kommunizieren, wann beispielsweise gemeinsame Pausen stattfinden können und wann der Arbeitstag zu Ende ist (VGB, 2020d). Außerdem kann das Kommunizieren des Zeitpunktes (sowohl im privaten als auch beruflichen Kontext), an dem der Arbeitstag endet, eine Verbindlichkeit schaffen und das pünktliche Feierabendmachen erleichtern.

Arbeitsaufgaben und Arbeitszeit smart planen mit To-do-Listen, Time-Boxes, Offline-Fenstern und Zeitpuffern

Eine gute Tages- beziehungsweise Aufgabenplanung ist auch im Hinblick auf den Stressor „hohe Arbeitsintensität“ im Homeoffice relevant, um Faktoren wie Zeitdruck oder einer hohen Arbeitsmenge entgegenzuwirken. Eine gute Grundlage für die Tagesplanung kann eine To-do-Liste sein. Beim Verfassen der To-do-Liste können unterschiedliche Methoden angewandt werden. Ein Beispiel ist die Eisenhower-Matrix. Hier wird in einer Art Koordinatensystem mit vier Feldern dem linken Rand die Kategorie „Wichtigkeit“ und dem unteren Rand die Kategorie „Dringlichkeit“ vergeben. So entstehen die folgenden vier Kategorien, nach denen die „To-dos“ eingetragen werden können: „Sofort selbst erledigen“ (wichtig und dringend), „Terminieren und selbst erledigen“ (wichtig und nicht dringend), „An kompetente Kollegen delegieren“ (dringend und nicht wichtig), „Nicht weiter bearbeiten“ (nicht dringend und nicht wichtig) (Dörner, Weck, & Lüschen, 2020). Außerdem empfiehlt es sich, auf den eigenen Biorhythmus Rücksicht zu nehmen. Demzufolge sollten genau dann wichtige Aufgaben bearbeitet werden, wenn ein Leistungshoch vorliegt (je nach Chronotyp kann das eher vormittags oder eher abends sein). Für Leistungstiefs, in denen die Konzentration schwerer fällt, können beispielsweise leichte Aufgaben (zum Beispiel Lesen von E-Mails) oder Meetings eingeplant werden, da durch Gespräche meistens eine Aktivierung von alleine stattfindet. Liegt eine To-do-Liste vor, so empfiehlt es sich, den Arbeitstag zu Hause mit einem Blick darauf zu beginnen, um sich bewusst zu werden, welche Aufgaben für den Tag eingeplant sind. Eine Möglichkeit für eine effiziente Arbeitsaufgabenbewältigung ist das Arbeiten mithilfe von Time-Boxing. Hierfür wird vorab ein Zeitfenster zur gezielten konzentrierten Bearbeitung einer Aufgabe festgelegt und ein Timer bis zum Ablauf der eingeplanten Zeit gestellt. Dadurch wird ein Bewusstsein für Dringlichkeit geschaffen, wodurch Ziele eher erreicht werden können (Sauter, Sauter, & Wolfig, 2018).

Gerade beim Arbeiten in Time-Boxes oder beim Erledigen von Aufgaben, deren Bewältigung ein hohes Konzentrationsniveau erfordern, empfehlen sich zudem Offline-Zeitfenster, um mögliche Störungen zu vermeiden. Hierbei sollte das E-Mail-Programm oder die Kommunikationstools geschlossen gehalten werden und das Smartphone lautlos außer Sichtweite liegen oder ebenfalls ausgeschaltet sein. Grundsätzlich ist eine regelmäßige (tägliche oder wöchentliche) Einplanung solcher Offline-Zeiten empfehlenswert, da diese nicht nur konzentriertes Arbeiten, sondern beispielsweise auch ungestörtes Abarbeiten von E-Mails ermöglichen (Gimpel et al., 2020). Bei der Arbeitszeitplanung sollten schließlich immer Zeitpuffer für Unvorhergesehenes (zum Beispiel Netzausfall, technische Schwierigkeiten) eingeplant werden (Waltersbacher et al., 2019). Hier kann beispielsweise die 60:40-Regel angewandt werden, wonach nur 60 Prozent der Arbeitszeit mit Arbeitsaufgaben und 40 Prozent als Puffer- oder Pausenzeiten verplant werden sollten.

Wer rastet, der rostet? Im Gegenteil!

Mikropausen einplanen und Leistungsfähigkeit stärken durch Power Napping und gesunde Ernährung: Das Einhalten von Pausen während des Arbeitstages ist wichtig, um dem Stressor des Nichteinhaltens von Ruhezeiten im Homeoffice entgegenzuwirken. Außerdem sind Pausen sowohl für die Gesundheit als auch Leistungsfähigkeit bedeutsam (Wendsche & Lohmann-Haislah, 2016). Pausen werden durch das Arbeits-zeitgesetz (§ 4 ArbZG) geregelt, das auch für das Arbeiten im Homeoffice gilt. Demzufolge ist nach sechs Arbeitsstunden eine Pause von mindestens 30 Minuten, und nach neun Arbeitsstunden eine Pause von mindestens 45 Minuten einzulegen. In der Chronobiologie wurde allerdings bereits belegt, dass die eigene Leistungsfähigkeit bereits nach 70 Minuten nachlässt (Spath, Braun, & Grunewald, 2003). Daher bieten sich über den Arbeitstag verteilt im Homeoffice mehrere sogenannte Mikropausen an. Diese können nur eine Minute oder aber bis zu fünf Minuten andauern. Sowohl während dieser Mikropausen als auch in der Mittagspause ist es empfehlenswert, einen Kontrast zur Arbeitstätigkeit zu suchen. Wird beispielsweise vorwiegend am Bildschirm gesessen, bietet es sich an, den heimischen Arbeitsplatz zu verlassen, sich zu bewegen und eine digitale Pause einzulegen. Um die kognitive Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten oder sogar zu verbessern, ist gerade in einer Pause rund um das bekannte Mittagstief Power Napping zu empfehlen. Diesbezüglich konnte bereits nachgewiesen werden, dass die kognitive Leistungsfähigkeit für die anschließenden drei Stunden verbessert werden kann (Brooks & Lack, 2006; Lovato & Lack, 2010; Tietzel & Lack, 2002). Gerade im Homeoffice, wo das eigene Bett in Reichweite ist, lässt sich eine solche Schlafpause gut umsetzen.

Des Weiteren kann die kognitive Leistungsfähigkeit durch das, was während der Pausen oder nebenher gegessen wird, beeinflusst werden. Besonders in stressigen Arbeitszeiten wird häufiger zu ungesunden Snacks gegriffen, die sich durch einen hohen Zucker- und Fettanteil negativ auf die Leistungsfähigkeit auswirken können (Sonnentag, Pundt, & Venz, 2017). Gesunde Snack-Alternativen sind dagegen beispielsweise Nüsse, die durch ihren Gehalt an Omega-3-Fettsäuren nachweislich einen positiven Effekt auf die kognitive Leistungsfähigkeit haben (Nielsen, 2019; Van de Rest et al., 2016). Der Austausch von ungesunden Snacks durch eine kleine Schale mit Nüssen am Arbeitsplatz im Homeoffice ist demzufolge empfehlenswert. Stressige Arbeitsphasen unterdrücken auch unser Durstempfinden, wodurch ebenfalls die kognitive Leistungsfähigkeit beeinträchtigt werden kann (Schmitz et al., 2003). Um dies zu vermeiden, können beispielsweise Trink-Wecker gestellt werden. Außerdem kann das Trinkverhalten gut mit dem Einlegen von Mikropausen verbunden werden: Jedes Mal, wenn das Trinkglas geleert ist, wird dies als Chance genutzt, sich kurz zu bewegen, um das Glas in der Küche wieder aufzufüllen. Eignet sich diese Einteilung der Mikropausen weniger, kann auch ein Pausen-Timer gestellt werden, der daran erinnert, dass jetzt eine kleine Pause gemacht werden sollte.

Schicht im Schacht! Den Feierabend pünktlich beginnen und kontrastreich zur Arbeitstätigkeit gestalten

Gerade in Bezug auf den Stressor „potenzielle Konflikte zwischen Arbeit und Privatleben“ ist darauf zu achten, nicht nur regelmäßig Pausen einzuhalten, sondern auch den Feierabend im Homeoffice pünktlich beginnen zu lassen. So verweisen Studien darauf, dass die Vorteile im Sinne einer besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben im Homeoffice seltener genannt werden, wenn außerhalb der regulären Arbeitszeit gearbeitet wird (Grunau et al., 2019). Die Arbeitsstunden sind nicht zuletzt im Arbeitszeitgesetz geregelt und gelten auch für Beschäftigte im Homeoffice. Demzufolge sollte ein Arbeitstag maximal zehn Arbeitsstunden enthalten (§ 3 ArbZG). Um sich selbst vor Überarbeitung zu schützen und die gesetzlich sowie vertraglich geregelten Arbeitszeiten einzuhalten, kann ein eigenständig geführtes Arbeitszeitkonto unterstützen. So wird ein kontinuierlicher Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ermöglicht. Ist es eine freiwillige Entscheidung, beispielsweise am späten Abend oder am Wochenende zu arbeiten, sollte auf einen Freizeitausgleich geachtet werden. Zusätzlich können Verabredungen mit Freunden oder Hobbys dabei helfen, einen pünktlichen Feierabend zu forcieren.

Des Weiteren wird im Literatur-Review deutlich, dass sich zu hohe Anforderungen an die Selbstorganisation negativ auf die Gesundheit und die Fähigkeit abzuschalten, auswirken können. Um diese negativen Effekte zu vermeiden, ist es bei der Feierabendgestaltung grundlegend wichtig, dass eine aktive Distanzierung zur Arbeit stattfindet, wofür sich beispielsweise Freizeitaktivitäten, die die volle Aufmerksamkeit erfordern (Sport oder Entspannungsübungen), anbieten (Gombert et al., 2016). Außerdem empfehlen sich, analog zur Pausengestaltung, Aktivitäten, die einen Kon-trast zur Arbeitstätigkeit darstellen und der eigenen Entspannung dienen. Eine solche Feierabendgestaltung kann auch dabei helfen, die Ressourcen im Sinne der Selbstmanagementkompetenz aufzufüllen. Damit gutes Abschalten von der Arbeit gelingt, ist es ebenfalls empfehlenswert, dass der Arbeitscomputer sowie das Geschäftshandy, sofern vorhanden, außer Sichtweite aufbewahrt werden (Derks, van Mierlo, & Schmitz, 2014; Pangert, Pauls, & Schüpbach, 2016; Ward & Warren, 2014). Gelingt das Abschalten trotzdem nicht, so kann ein Ort zu Hause auserwählt werden, an dem jegliche Gedanken an die Arbeit notiert beziehungsweise der bei Grübelattacken aufgesucht werden kann.

Selbstmanagementkompetenzen fördern durch das Setzen positiver Anker und das Führen eines Stresstagebuchs

Durch das Stärken der Selbstmanagementkompetenzen kann den im Literatur-Review identifizierten stressinduzierenden zu hohen Selbstorganisationsanforderungen entgegengewirkt werden. Zu diesen Selbstmanagementkompetenzen zählen Zeit- und Energiemanagement, Planung, selbstständiges Arbeiten, Eigenmotivation, Selbstdisziplin, Selbstverantwortung, aber auch die Abgrenzungsfähigkeit sowie die Selbstkompetenz, mit Stress umgehen zu können (Bruch et al., 2016; Hofmann et al., 2020; Lott, 2017; Waltersbacher et al., 2019; WIdO, 2019). Ein erster Schritt zur Stärkung der genannten Kompetenzen kann für Beschäftigte sein, sich dieser und allen anderen vorhanden Ressourcen, aus denen sie persönlich Kraft und Energie schöpfen, bewusst zu werden. Neben den eigenen Stärken können dies auch soziale Beziehungen oder materielle Ressourcen sein. Sind die Ressourcen identifiziert, sollte bei der Tages- beziehungsweise Wochenplanung darauf geachtet werden, dass auch für die Ressourcen (zum Beispiel der Austausch mit Freunden oder Hobbys) ausreichend Zeitfenster eingeplant werden. Dies kann zudem motivierend hinsichtlich der Bewältigung anstehender Aufgaben im Homeoffice wirken (VGB, 2020d). Für die Identifikation der persönlichen Stressoren im Homeoffice-Alltag kann das Führen eines Stresstagebuchs hilfreich sein. In diesem Rahmen kann auch eine Reflektion der eigenen Zufrieden-heit mit der Life Domain Balance beziehungsweise den potenziellen Konflikten zwischen Arbeits- und Privatleben stattfinden. Letztere können den oben genannten empirischen Daten (vergleiche Kapitel 2) und Studien zufolge einen Stressor darstellen.

Erschweren private Pflichten in der aktuellen Situation das Arbeiten zu Hause, so kann eine transparente Kommunikation darüber mit der Führungskraft und im Team hilfreich sein. Dadurch kann die Möglichkeit einer gegenseitigen teaminternen Entlastung gegeben und der innere Konflikt zwischen der eigenen Umsetzung und den Erwartungen des Arbeitgebers reduziert werden. Darüber hinaus kann für eine bessere Stressbewältigungskompetenz auf verschiedene Entspannungsverfahren (zum Beispiel Autogenes Training, Progressive Muskelentspannung) zurückgegriffen werden. Kleine Achtsamkeits- oder Atemübungen während der Arbeitspausen können bereits zu einer Reduktion des erlebten Stresses beitragen (Grossmann, Niemann, Schmidt, & Walach, 2004).

Ich bin dann mal weg! Erreichbarkeitszeiten klar kommunizieren

Im Hinblick auf den Stressor „Trennung von Arbeit und Privatleben“ sowie die Fähigkeit abzuschalten ist auch die Kommunikation von Erreichbarkeits- beziehungsweise Nicht-Erreichbarkeitszeitfenstern beim Arbeiten im Homeoffice von Bedeutung. So hat sich bereits in verschiedenen Studien gezeigt, dass eine häufige arbeitsbezogene Kontaktierung in der Freizeit die Gedanken an die Arbeit erhöht und eine intensive Smartphone-Nutzung außerhalb der Arbeitszeit mit Konflikten zwischen Arbeit und Privatleben sowie negativen Auswirkungen auf die Gesundheit und das Wohlbefinden einhergehen kann (Arlinghaus & Nachreiner, 2014; Derks et al., 2014; Gadeyne et al., 2018; Pangert et al., 2016; Ward & Warren, 2014). Damit solche negativen Effekte vermieden werden, ist zu empfehlen, den Kollegen und Führungskräften klar zu kommunizieren, bis wann das berufliche Erreichbarkeitszeitfenster pro Tag gilt, so dass nur in diesen Zeiten berufliche Kontaktversuche stattfinden (VBG, 2020c). Dabei können die Arbeitszeiten einfach nur mündlich angegeben oder aber über die Mailbox, eine E-Mail-Signatur oder eine Abwesenheitsnotiz kommuniziert werden (VBG, 2020d). Die Kommunikation der Arbeitszeit beziehungsweise freien Zeit schafft schließlich Verbindlichkeit und erhöht die Hürde für Kollegen und Vorgesetzte, dennoch Kontakt aufzunehmen. Sollten trotzdem wiederholt außerhalb der Erreichbarkeitszeitfenster Kontaktversuche stattfinden, kann es notwendig sein, die „Ruhestörung“ konstruktiv zu thematisieren und beispielsweise auf die Erreichbarkeitszeiten hinzuweisen. Die Kommunikation der (Nicht-)Erreichbarkeit ist schließlich auch im Hinblick auf das Arbeiten in Offline-Zeitfenstern wichtig. Hilfreich kann hierbei auch ein elektronischer Präsenz-/Abwesenheitsstatus sein, der beispielsweise anhand eines Ampelsystems, die eigene gegenwärtige Verfügbarkeit kommuniziert. Umgekehrt können im Team auch feste Zeitfenster vereinbart werden, in denen es dann regelmäßig eine „Teamaustausch-Zeit“ gibt und jeder für jeden erreichbar ist.

Was mache ich hier eigentlich? Eigene Anwesenheit bei Teammeetings hinterfragen und die 5-3-Regel beachten

Regelmäßiger Austausch und Meetings im Team sind wichtig, um Stressoren wie die einer Informationsmangel-versorgung oder Missverständnissen beim Arbeiten im Homeoffice entgegenzuwirken. Damit es durch zu viele Meetings jedoch zu keiner Überlastung kommt, ist es empfehlenswert, dass jeder für sich reflektiert, ob die eigene Anwesenheit in dem Meeting einen gewinnbringenden Beitrag für die Themen des Meetings leistet beziehungsweise ob das Meeting für die eigene Aufgabenerfüllung zielführend ist. Ist das nicht der Fall, ergibt es für alle Beteiligten mehr Sinn, wenn mit einer kurzen erklärenden Mail die Teilnahme abgesagt wird (Kutscher, 2015). Um grundsätzlich eine Balance zwischen Meetings und der Zeit für konzentriertes Arbeiten zu erreichen, kann beispielsweise die 5-3-Regel beachtet werden. Das bedeutet: An einem Achtstundentag sollten maximal drei Stunden für Meetings und die restlichen fünf Stunden für konzentriertes Arbeiten und Pausen eingeplant werden. Grundsätzlich kann es für die eigene Planung und für das Team hilfreich sein, Präsenztage festzulegen, an denen beim Arbeitgeber vor Ort gearbeitet und beispielsweise Zeit für Teammeetings eingeplant wird (Waltersbacher et a., 2019). Aufgaben, die weniger Teamabsprachen erfordern, können dann gezielt für die Arbeit im Homeoffice aufgehoben werden.

Weniger ist mehr – effiziente statt ausufernder Kommunikation etablieren und „mediales Multitasking“ vermeiden

Unterbrechungen bei der Arbeit im Homeoffice können jedoch nicht nur durch das bewusste Einplanen eines oder mehrerer Präsenztage, sondern auch durch eine effektive und effiziente Kommunikation reduziert werden. So belegt die Studie von Ten Brummelhuis et al. (2012), dass eine effektive und effiziente Nutzung digitaler Kommunikationsmedien zu Hause mit einer geringeren täglichen Erschöpfung assoziiert ist. Mit effektiv und effizient ist hier gemeint, dass die gemachten Absprachen notwendig für die Erreichung von Aufgabenzielen waren. So sollte beispielsweise nicht bei jeder Einzelfrage Kontakt aufgenommen werden, sondern zunächst eine Sammlung aller relevanten Punkte stattfinden und die Anliegen dann über einen – und nicht mehrere – Kommunikationskanäle angesprochen werden (VBG, 2020d). Im Hinblick auf die Auswahl der Kommunikationskanäle für das Arbeiten im Homeoffice hat grundsätzlich jedes Kommunikationsmedium Vor- und Nachteile. Anrufe, Chats und Videokonferenzen haben den Vorteil der Echtzeitkommunikation und sind dadurch häufig effizienter. Auch prägnante Sprachnachrichten können ein gutes asynchrones (zeitlich versetztes) Kommunikationsmittel für das Arbeiten im Homeoffice sein.

Asynchrone Kommunikationsmittel haben den Vorteil, dass die Empfänger die Nachricht dann ansehen können, wenn sie dafür Zeit haben (Boos et al., 2020). Hierdurch wird eine mündliche Kommunikation ermöglicht, aber ständige Unterbrechungen verhindert. Als weitere Entscheidungshilfe, welches Medium für welches Anliegen genutzt werden könnte, eignet sich auch die „Komplex-Persönlich-Relation“. Hiernach gilt: Je komplexer der Inhalt/das Anliegen, desto persönlicher sollte der Kanal/das Tool sein (Pflüger, 2020). Prinzipiell bietet es sich auch an, die Kommunikationsmedien selbst sowie die Zuordnung von Gesprächsinhalten zu einem entsprechenden Kommunikationsmedium im Team festzulegen. Dazu kann das Verfassen eines „Team Commitments“ hilfreich sein. Mit diesem können nicht nur Erreichbarkeitszeiten und Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit festgehalten werden, sondern auch Hinweise dazu, wer gerne über welche Kommunikationskanäle angesprochen werden möchte. Generell sollte des Weiteren auf „mediales Multitasking“ (simultane Aufgabenbearbeitung von zwei oder mehreren Aufgaben anhand von mindestens einem digitalen Medium (Reinecke et al., 2017)), im Homeoffice verzichtet werden, da sich dies negativ auf die Leistungsfähigkeit (Jeong & Hwang, 2016) wie auch auf die psychische Gesundheit (Hatchel, Negriff, & Subrahmanyam, 2018) auswirken kann. Stattdessen sollten beispielsweise immer nur die jeweils wirklich benötigten Fenster auf dem Desktop geöffnet sein.

Am Ball bleiben – Vertrautheit mit digitalen Tools schaffen und sich Unterstützung suchen Damit die Nutzung diverser technischer Tools nicht zu einem Stressor wird, sind, wie im Literatur-Review deutlich wird, Technik- und Medienkompetenzen im Homeoffice unabdingbar. Um diesen Stressor zu vermeiden, ist eine kontinuierliche und regelmäßige Auseinandersetzung mit den verwendeten Medien und technischen Tools empfehlenswert. Aufkommende Fragen oder Probleme sollten umgehend mit den jeweiligen Ansprechpersonen geklärt und den Führungskräften kommuniziert werden, sodass es keine Irritation gibt, falls sich die Aufgabenbearbeitung aufgrund technischer Probleme verzögert (vergleiche VBG, 2020b). Auch eine offene und transparente Kommunikation im Team, wenn es Probleme mit der Technik gibt, kann zu einer gegenseitigen Unterstützung und damit zur Problembehebung führen. So zeigt sich im Literatur-Review, dass die Unterstützung durch Vorgesetzte und Kollegen insbesondere hinsichtlich der technischen Einrichtung und Nutzung als wichtige Ressource im Homeoffice fungiert.

Datenschutz endet nicht an der Türschwelle

Einen weiteren in der Literatur identifizierten Stressor für Arbeitnehmer im Homeoffice stellen die mit dieser flexiblen Arbeitsform verbundenen Datenschutz- und Sicherheitsrisiken dar. Auch wenn der Arbeitgeber die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Datenverarbeitung bei Telearbeit trägt (BFDI, 2020), können Beschäftigte diesem Stressor entgegenwirken, indem sie zum einen ihre Datenschutzbedenken gegenüber ihrem Arbeitgeber thematisieren und gemeinsame Vereinbarungen treffen beispielsweise hinsichtlich Daten- und Serverzugriffsrechten sowie der Art und Weise einer übersichtlichen Datenspeicherung. Zum anderen können Arbeitnehmer der Gefahr der Einflussnahme und des Datenmissbrauchs durch Dritte eigenständig verringern, indem sie Arbeitslaptops nicht für private Zwecke nutzen und an Drucker anbinden sowie stets die Bildschirmsperre beim Verlassen des Rechners aktivieren. Darüber hinaus empfiehlt sich zur Vermeidung unbefugten Zugriffs durch Dritte neben der Verwendung sicherer Passwörter der Verzicht auf den Einsatz von Smart Home Geräten im Arbeitszimmer ebenso wie eine generelle hohe Sensibilität bei Telefon- oder Videokonferenzen im privaten Raum (BFDI, 2020).

In (virtueller) Verbindung bleiben – trotz Homeoffice!

In Anknüpfung an die arbeitsbezogenen sozialen Interaktionen stellen sich im Literatur-Review Gefühle sozialer Isolation und Vereinsamung aufgrund geringerer Interaktion und Kommunikation mit Vorgesetzen sowie unter Kollegen als Hauptstressoren bei der Arbeit im Homeoffice heraus. Beschäftigte und Führungskräfte können diesem Stressor jedoch entgegenwirken, indem sie teamintern soziale Plattformen etablieren und sich über diese zu Arbeitsergebnissen ebenso wie zu informellen Angelegenheiten (zum Beispiel erfolgreiche Projektabschlüsse oder Urlaubs-bilder) austauschen (Bitkom, 2013). Zudem können Beschäftigte für mehr Kontakt und soziale Nähe untereinander sorgen, wenn der Austausch über Video-Anrufe anstatt Telefon, Chat oder eine Sprachnachricht verläuft. Da hierbei Mimik und Gestik der Gesprächspartner ersichtlich sind, wird außerdem die Deutung non-verbaler Kommunikation erleichtert und somit potenziellen Missverständnissen und Konflikten vorgebeugt.

Soziale Nähe kann darüber hinaus geschaffen werden, indem sich Beschäftigte zu Beginn eines virtuellen Gesprächs ehrlich und interessiert nach dem Befinden ihres Gegenübers erkundigen und zunächst ein paar persönliche Fragen stellen bevor die beruflichen Angelegenheitenbesprochen werden. Des Weiteren empfiehlt es sich, zur Reduktion der gefühlten sozialen Isolation neben regelmäßigen arbeitsbezogenen Meetings gemeinsame soziale Pausen sowie Aktivitäten in Form von virtuellen Kaffeerunden oder Spieleabenden zu organisieren (VBG, 2020c). Auch die Einführung einer wiederkehrenden Aktion wie dem „heimlichen Kumpel“ bietet sich an, um psychologische Nähe und Sicherheit teamintern zu schaffen. Hierbei schreiben sich Beschäftigte heimlich in regelmäßigen Abständen gegenseitig reihum im Team eine Postkarte, einen Brief oder eine E-Mail mit sowohl Beobachtungen, die sie hinsichtlich des adressierten Teammitglieds gemacht haben, als auch Wünschen und Feedback für die weitere Zusammenarbeit.

Hier erfahren Sie, welche Handlungsempfehlungen wir für Führungskräfte und für Arbeitgeber herausgeben. Außerdem können Sie hier das Dossier, welches in Kooperation mit der Techniker Krankenkasse entstanden ist, herunterladen.

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