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15
Juni 2020

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen im Home-Office

Unabhängig vom Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird, gibt es an jedem Arbeitsplatz gewisse Rahmenbedingungen zu beachten. Im Home-Office sind diese (in mancher Hinsicht) vom Arbeitsplatz in der Betriebsstätte zu unterscheiden.

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet – ganz unabhängig vom Arbeitsort ihrer Beschäftigten – die gesetzlichen Rechtsvorschriften zu beachten. Dazu gehört u. a. die Einhaltung der Arbeitszeit, der Datenschutzregelungen und die Sicherstellung des Arbeitsschutzes. Beschäftigte im Home-Office (genauso wie Beschäftigte in der Betriebsstätte) müssen vom Arbeitgeber auf rechtliche Regelungen, wie u. a. auf Ruhepausen, die Höchstarbeitszeit und das Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot hingewiesen werden.

Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung

Um den Pflichten beim Arbeitsschutz nachzukommen, sollte zu Beginn einer Arbeitsvereinbarung im Home-Office eine Wohnungsbegehung seitens des Arbeitgebers (auch durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einen Betriebsarzt möglich) durchgeführt werden. Ist eine Begehung nicht möglich, sollte allenfalls eine telefonische Befragung vorgenommen werden, um mögliche Gefährdungen und Belastungen im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung ermitteln zu können. Vorgaben hinsichtlich der Gefährdungsbeurteilung und der Unterweisung von Arbeitnehmern, die für Beschäftigte im Home-Office hauptsächlich gelten, sind in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) reglementiert. Mögliche Gefährdungen können körperlicher, virtueller oder psychischer Art sein und sich gegenseitig oftmals auch begünstigen. 

Obwohl Bildschirmarbeitsplätze tendenziell als belastungsarm eingestuft werden, treten häufig Beschwerden am Bewegungsapparat – insbesondere im Nacken- und Rückenbereich – auf. Dies kann v. a. auf Faktoren wie eine schlechte (einseitige und starre) Körperhaltung, Bewegungsmangel oder unzureichende Arbeitsmittel zurückgeführt werden. Auch an die Augen und das Sehvermögen von Beschäftigten an Bildschirmarbeitsplätzen werden hohe Anforderungen gestellt. Ungenügende Möglichkeiten zum Blickwechsel, suboptimale Lichtverhältnisse und der – im Home-Office oftmals verwendete – zu kleine Bildschirm des Laptops führen zu einer erhöhten Beanspruchung der Augen. Brennende, tränende und juckende Augen sowie Kopfschmerzen und eine Beeinträchtigung des Sehvermögens können die Folge sein. Psychische Belastungen können vielfältigen Ursprungs sein. Im Home-Office wirken einige Einflüsse von außen. So können Belastungen z. B. durch den Arbeitsinhalt und die Arbeitsaufgabe, die neue und ungewohnte Arbeitsumgebung oder durch einen Mangel an sozialen Beziehungen entstehen.

Grundsätzlich kann im Home-Office die Arbeitszeit von Beschäftigten nicht oder nur schwer ermittelt und vom Arbeitgeber kontrolliert werden. Vor allem im Hinblick auf die Pflichten des Arbeitgebers, die aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hervorgehen, ist dies problematisch. Laut §§ 3-5 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, Ruhepausen von mindestens 30 Minuten müssen eingehalten werden und nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit folgen. An Sonn- und gesetzlichen Feiertagen dürfen Arbeitnehmer, bis auf einige Ausnahmen, nicht beschäftigt werden, so §§ 9-10 ArbZG. Aufgrund des schweren Überblicks über die Arbeitszeiten von Beschäftigten im Home-Office sollten mit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vertragliche Vereinbarungen geschlossen werden, so dass die Dokumentation der eigenen Arbeitszeiten den Beschäftigten selbst auferlegt wird.

Die Corona-Krise erschwert gewissermaßen die Einhaltung dieser Arbeitsschutzregelungen. Doch gerade jetzt haben die Sicherheit und der Gesundheitsschutz von Beschäftigten oberste Priorität. Dem Arbeitsschutz kommt dabei eine zentrale Rolle zu, so Bundesarbeitsminister Hubertus Heil in einer Pressemitteilung. Mitte April 2020 stellte er daher, gemeinsam mit dem Hauptgeschäftsführer der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), Dr. Stefan Hussy, den Arbeitsschutzstandard COVID 19 vor. Dieser Standard hat das Ziel, die Bevölkerung zu schützen, die Gesundheit von Beschäftigten zu erhalten und die wirtschaftliche Aktivität wiederherzustellen. Mehr zum Arbeitsschutzstandard erfahren Sie hier.

Arbeitsplatzgestaltung

Die Arbeitsstättenverordnung enthält auch konkrete Vorgaben und Richtlinien zur Einrichtung von Arbeitsplätzen. Diese gelten für Arbeitsplätze im Unternehmen genauso wie für selbsteingerichtete Arbeitsplätze im Home-Office. Laut Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass Arbeitsstätten so eingerichtet und betrieben werden, dass Gefährdungen für die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten möglichst vermieden und verbleibende Gefährdungen möglichst gering gehalten werden. Für Bildschirmarbeitsplätze gilt laut § 3 Abs. 1, Nr. 6.1 Ziffer 1 ArbStättV ebenfalls, dass diese zum Schutz der Gesundheit einzurichten sind. Vor allem sollten hierbei die Grundsätze der Ergonomie berücksichtigt werden. Auch die benötigten Arbeitsmittel, wie Tisch, Stuhl, technische Geräte etc. oder die Arbeitsumgebung (Platzbedarf, Klima, Beleuchtung, Lärm) sollten während einer Wohnungsbegehung vom Arbeitgeber genauer betrachtet werden.

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) als größter Träger der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland hat zur Gestaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes folgende Tipps parat:

  • Der Bildschirm sollte so ausgerichtet sein, dass entspannt und leicht von oben darauf geschaut werden kann. 50 bis 70 Zentimeter Sehabstand sollten eingehalten werden. Fenster und Lichtquellen sollten sich im Bildschirm bestenfalls nicht spiegeln, und Tageslicht kommt am besten von der Seite, da Gegenlicht die Augen anstrengen kann.
  • Da im Home-Office in den wenigsten Fällen ein höhenverstellbarer Tisch vorhanden ist, sollte vermehrt aufgestanden und ein paar Schritte gegangen werden. Während des Sitzens sollten die Schultern entspannt sein. Die Oberarme sind bestenfalls locker und bilden mit den Unterarmen einen rechten Winkel, genauso wie die Ober- und Unterschenkel. Die Unterarme sollten waagerecht auf dem Tisch aufliegen und die Füße ganzflächig am Boden stehen.
  • Um den Rücken zu schonen, sollte die gesamte Sitzfläche des Stuhls benutzt werden, nicht nur die Stuhlkante. Ebenso empfiehlt sich, die Sitzposition und Haltung des Öfteren zu verändern. Ein ergonomischer Stuhl mit unterstützender Rückenlehne sowie Armlehnen erhöhen den Sitzkomfort.
  • Auch für die richtige Atmosphäre sollte gesorgt werden. Ein eigenes Arbeitszimmer mit simpler Einrichtung eignet sich als Home-Office-Arbeitsplatz am besten. Für frische Luft und Tageslicht sollte stets gesorgt werden. Als Lärmschutz eignen sich Teppiche, diese schlucken Geräusche und sorgen gleichzeitig für eine Wohlfühlatmosphäre.

Versicherungsschutz

Arbeitnehmer im Home-Office sind laut § 2 (1) SGB VII grundsätzlich genauso gesetzlich unfallversichert wie Beschäftigte im Betrieb. Der Unfallversicherungsträger sichert Beschäftigte somit gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten sowie die daraus resultierenden Folgen ab. Das gilt für alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen. Eingeschlossen sind dabei der Raum, der für die Arbeit genutzt wird, oder auch der Weg zu technischen Geräten, wie Drucker o. ä., wenn sie bspw. in einem anderen Raum stehen. Wird der Arbeitsplatz an sonnigen Tagen bspw. auf den Balkon oder in den Garten verlagert, so sind Arbeitnehmer nur bei der ausführenden Arbeit selbst versichert. Geschehen Verletzungen auf dem Weg nach draußen, greift dieser Versicherungsschutz nicht. Dies sind dann Gefahren der Privatwohnung und des Umfelds. Auch nicht versichert sind Arbeitnehmer im Home-Office auf dem Weg in die Küche, um sich etwas zu trinken oder essen zu holen oder auf dem Weg zur Haustüre, um das Päckchen des Paketboten anzunehmen. Direkte Wege zur Arbeitsstätte hin und zurück sind wiederum versichert, allerdings nur insofern sie nicht für private Erledigungen unterbrochen werden. Aktuelle Fälle zeigen, dass es hier gewisse Grauzonen gibt. Laut Bundessozialgericht besteht ein Arbeitsunfall dann, wenn im Moment des Unfalls ein sachlicher Zusammenhang zur Tätigkeit besteht. So wurde auch ein Unfall anerkannt, der zwar auf der Kellertreppe einer Arbeitnehmerin geschah, sie zu diesem Zeitpunkt aber auf dem Weg in ihren Home-Office-Arbeitsraum war, um ein Telefonat mit dem Geschäftsführer zu führen.

Datenschutz

Auch bei der Arbeit im Home-Office ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann zulässig, wenn sie den gesetzlichen Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gleichkommt. Der Arbeitgeber trägt laut § 9 BDSG jeweils die datenschutzrechtliche Verantwortung und ist dazu verpflichtet, seine Beschäftigten zur Einhaltung der existierenden Gesetze und betriebsinternen Regelungen anzuhalten. Arbeitnehmer sind im Gegenzug für die Einhaltung aller bestehenden Regularien verpflichtet. 

Das Missbrauchsrisiko im Umgang mit personenbezogenen Daten sollte generell vorab eingestuft werden, bevor im Einzelfall entschieden wird, ob und in welchem Umfang ein Home-Office-Arbeitsplatz oder mobiles Arbeiten in Frage kommen. Generell sollten sensible Daten und Arbeitsergebnisse über verschlüsselte elektronische Kommunikationswege und mit Hilfe von automatisierten IT-Einrichtungen übertragen werden. Arbeitgeber können Home-Office-Arbeitsplätze – im Gegenzug zu mobil eingerichteten Arbeitsplätzen – kontrollieren und somit etwaige Risiken geringhalten. Beim mobilen Arbeiten in öffentlichen Stätten, etwa im Zug oder am Flughafen, sollten Arbeitnehmer dazu angehalten werden, darauf zu achten, dass Bildschirm und Tastatur des mobilen Endgeräts nicht von Passanten oder Überwachungskameras einzusehen sind. Auch sollte ein Mithören von vertraulichen, den Betrieb betreffenden Telefongesprächen umgangen werden. Wenn öffentliche Netzwerkzugänge (z. B. Free-WiFi am Flughafen) benutzt werden, ist es wichtig, dass der Zugriff auf interne Datenordner nur über ein Virtual Private Network (VPN) erfolgt. Dadurch ist anzunehmen, dass eine ausreichend starke Verschlüsselung vorliegt. Arbeitnehmer sollten dahingehend laufend von ihren Arbeitgebern geschult und fortgebildet werden, um einen datenschutzgerechten Umgang mit mobilen Geräten gewährleisten zu können.

Wenn Sie Ihren Beschäftigten im Home-Office Unterstützung anbieten möchten, melden Sie sich gerne bei Valentin Goetz. Wir haben einen Home-Office-Führerschein entwickelt, der Beschäftigte und Führungskräfte dazu befähigt, produktiv und gesundheitsgerecht von zu Hause aus zu arbeiten. Dabei handelt es sich um eine virtuelle Schulung, an deren Ende eine Prüfung steht. Ihre Beschäftigte und Führungskräfte erwerben auf diese Weise das soganannte Home-Diplom.

Tags: Home-Office, Arbeitsschutz, Arbeitsplatz, Home-Office-Führerschein, Home-Diplom