FAQ zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (LUPE)

BEDEUTUNG, ABLAUF UND TEILNAHMEMODALITÄTEN
1. Was sind psychische Belastungen?

Belastungen bezeichnen die „Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken“ (Definitionen nach der DIN EN ISO 10075- 1 (1a)). 

Psychische Belastungen bei der Arbeit beschreiben eine Vielzahl unterschiedlicher psychisch bedeutsamer Einflüsse, etwa wie Arbeitsintensität, soziale Unterstützung am Arbeitsplatz oder die Dauer, Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Wichtig ist, dass der Begriff „psychische Belastung“ dabei wertneutral zu verstehen ist. Eine Arbeit ohne psychische Belastung ist daher nicht vorstellbar oder wünschenswert. Jedoch können psychische Belastungen auch gesundheitsbeeinträchtigende Wirkung haben. Daher ist es erforderlich, psychische Belastungen mittels einer Gefährdungsbeurteilung zu identifizieren.

2. Wie ist der Prozess der psychischen Gefährdungsbeurteilung aufgebaut?

Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist ein siebenstufiger Prozess. Unsere Leistungen in diesem Prozess sind modular aufgebaut, sodass wir Sie in Ihrem Prozess der psychischen Gefährdungsbeurteilung individuell unterstützen und begleiten können. Die sieben Schritte sind im Folgenden grafisch dargestellt:

 

Zyklus der psychischen Gefährdungsbeurteilung

Jedes Modul beinhaltet spezielle Basisleistungen. Diese können individuell mit optionalen Leistungen unterstützt werden. Die Basisleistungen sowie optionalen Leistungen werden unter Frage 13 aufgeführt. Einen detaillierten Überblick zu den einzelnen Modulleistungen und den dazugehörigen Steckbriefen erhalten Sie in der Präsentation „Leistungsübersicht Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ (erhältlich auf unserer Internetseite oder per Mail).

3. Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen durchführen?

Seit 2013 sind Arbeitgeber nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) noch stärker aufgefordert, die psychischen Belastungen ihrer Beschäftigten zu ermitteln. Des Weiteren sind Unternehmen und Behörden auch zu einer entsprechenden Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz verpflichtet (§ 6 ArbSchG). Bei dieser Gefährdungsbeurteilung sind auch psychische Belastungen der Arbeit zu berücksichtigen. Demnach müssen alle Unternehmen und Einrichtungen des Öffentlichen Dienstes (im Folgenden „Organisationen“ genannt) mit mindestens einem Standort in Deutschland eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen durchführen.

4. Ich interessiere mich für die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen – was muss ich jetzt tun?

In einem Gespräch entwickeln wir für Ihre Organisation gemeinsam ein Konzept zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Da unsere Leistungen modular aufgebaut sind, können wir Ihnen, abgestimmt auf Ihre individuellen Vorkenntnisse, Erfahrungen und Bedarfe, die Module anbieten, um Ihren Prozess der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen zu vervollständigen. Wenden Sie sich für ein unverbindliches Angebot gerne an jan.schaller(at)ifbg.eu.

5. Wann habe ich eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen erfolgreich durchgeführt?

Sie haben eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen erfolgreich durchgeführt, wenn Ihre Organisation alle sieben Schritte des Prozesses durchlaufen hat. Das heißt, zunächst werden entsprechend der organisationsspezifischen Strukturen Arbeitsplatz-, Tätigkeits-, Bereichs- oder Berufsgruppen definiert (Schritt 1). Mittels einer Beschäftigtenbefragung werden die Belastungen in fünf Bereichen, die durch die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) definiert werden, erhoben (Schritt 2). Daran anschließend werden die Befragungsdaten ausgewertet (Schritt 3). Auf Grundlage der Ergebnisse werden Handlungsempfehlungen und konkrete Maßnahmen abgeleitet, angeboten und durchgeführt (Schritt 4). Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird im Anschluss evaluiert (Schritt 5). Wichtig ist, dass danach in regelmäßigen Abständen die Aktualität der Ergebnisse zu überprüfen ist und die Gefährdungsbeurteilung ggf. aktualisiert werden muss (Schritt 6). Jede durch das IFBG angebotene Leistung wird entsprechend dokumentiert und Ihnen bereitgestellt (Schritt 7).

6. Wie erfolgt das Festlegen der Tätigkeitsbereiche (Schritt 1)?

In einem Gespräch werden wir gemeinsam, entsprechend Ihrer organisationsspezifischen Strukturen, die Tätigkeiten/Bereiche festlegen, die beurteilt werden sollen. Ausgangspunkt dafür können z. B. Organigramme oder Tätigkeitsbeschreibungen sein.

7. Wie erfolgt die Ermittlung der psychischen Belastung (Schritt 2)?

Grundsätzlich handelt es sich bei der Vorgehensweise des IFBG um eine Online-Befragung. Da der Befragungslink internetbasiert ist, gelangt man auch von außerhalb der Organisation zur Befragung. Auch auf dem eigenen Smartphone kann die Befragung bequem ausgefüllt werden (v. a. im Querformat). Bei Interesse seitens der Organisationen können jedoch auch Printfragebögen oder unterstützende Ausfüllhilfen eingesetzt werden (z. B. in bestimmten Produktionsbereichen).

8. Wie erfolgt die Beurteilung der psychischen Belastung (Schritt 3)?

Die Befragungsdaten werden unter Wahrung strenger Anforderungen an den Datenschutz (u. a. keine Auswertungen in Gruppen mit weniger als fünf Beschäftigten) ausgewertet und unter Bezugnahme auf externe empirische Vergleichswerte beurteilt. Die Ergebnisse werden wir Ihnen anschließend attraktiv visualisieren und persönlich vorstellen.

9. Wie erfolgen die Entwicklung und Umsetzung der Maßnahmen (Schritt 4)?

Auf Grundlage der Befragungsergebnisse werden für die abgeleiteten Handlungsempfehlungen konkrete Maßnahmen abgeleitet und bei Bedarf mit dem IFBG oder anderen Partnern angeboten und durchgeführt. Um diese besser im Unternehmen zu platzieren und eine hohe Akzeptanz bei den Beschäftigten zu erreichen, können wir Sie bei der Bewerbung/Kommunikation mit zahlreichen Materialien unterstützen.

10. Wie erfolgt die Kontrolle der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen (Schritt 5)?

Durch quantitative und qualitative Erhebungen können die Wirksamkeit der Maßnahmen evaluiert werden. Hier sind, je nach Maßnahme, verschiedene Verfahren denkbar. Einen detaillierten Überblick zu den einzelnen Modulleistungen und den dazugehörigen Steckbriefen erhalten Sie in der Präsentation „Leistungsübersicht Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ (erhältlich auf unserer Internetseite oder per Mail über jan.schaller(at)ifbg.eu).

11. Wie erfolgen die Aktualisierung und Fortschreibung (Schritt 6)?

Etwa zwei Jahre nach Abschluss des Projektes stellen wir eine Checkliste zur Verfügung. Sie können an Hand der Checkliste überprüfen, ob eine Wiederholungsbefragung notwendig ist (z. B. durch veränderte Umgebungsbedingungen, starke Umstrukturierungen, neue wissenschaftliche Erkenntnisse etc.). Sollte eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung notwendig sein, unterstützen wir Sie gerne dabei. Ferner wird bei der Wiederholung der Befragung ein Abgleich mit den Daten aus der Erstbefragung ermöglicht (Längsschnitt). 

12. Wie erfolgt die Dokumentation (Schritt 7)?

Jede durch das IFBG angebotene Leistung wird entsprechend dokumentiert und kann für die interne Dokumentation genutzt sowie bei einer möglichen Prüfung durch die Gewerbeaufsicht vorgelegt werden.

13. Welche Leistungen werden als Basisleistungen und welche als optionale Leistungen angeboten?

Einen detaillierten Überblick zu den einzelnen Modulleistungen und den dazugehörigen Steckbriefen erhalten Sie in der Präsentation „Leistungsübersicht Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ (erhältlich auf unserer Internetseite oder per Mail über jan.schaller(at)ifbg.eu).

14. Welche Kosten entstehen für die Organisationen bei der Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung?

Die Kosten für die Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung leiten sich an den jeweils gewählten Modulen und möglicher optionaler Leistungen ab. Hinsichtlich der Mitarbeiterbefragung werden sich die Kosten u.a. nach der Beschäftigtenzahl und der Anzahl der unterschiedlichen Tätigkeitsprofile Ihrer Organisation richten. Hinzu kommen ggf. weitere Kosten für Zusatzoptionen wie z.B. Printfragebögen. Für eine Kostenkalkulation der entsprechenden Module und optionalen Leistungen, wenden Sie sich bitte an Jan Schaller (jan.schaller(at)ifbg.eu).

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MEHRWERT UND ERGEBNISBERICHTERSTATTUNG
15. Erfüllen die Organisationen mit einer Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen die gesetzlichen Vorgaben?

Ja, sofern alle Bereiche der Prozesskette durchgeführt werden! Dies hat den Nutzen, dass, durch die stetige Begleitung, die gesetzlichen Vorgaben der psychischen Gefährdungsbeurteilung erfüllt werden. Z. B. wäre eine Ermittlung der psychischen Belastungen allein nicht ausreichend, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

16. Welche Parameter werden bei der Befragung erfasst?

Die Befragung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen setzt sich aus einem wissenschaftlich validierten Befragungstool (COPSOQ) zusammen. Die erfassten psychosozialen Variablen stammen aus den Bereichen:

  1. Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgabe (z. B. Handlungsspielraum, Vielseitigkeit)
  2. Arbeitsorganisation (z. B. Arbeitszeit, Arbeitsablauf)
  3. Soziale Beziehungen (z. B. Kollegen, Vorgesetzte)
  4. Arbeitsumgebung (z. B. physische Faktoren, Arbeitsplatz- und Informationsgestaltung)
  5. Neue Arbeitsformen (z. B. räumliche Mobilität, zeitliche Flexibilisierung)

Darüber hinaus werden die Folgen der Belastungen (z.B. Arbeitsengagement, Arbeitszufriedenheit) mit aufgenommen, um Belastungen und daraus resultierende Beanspruchungen in einen Gesamtzusammenhang zu setzen. 

17. Was erhalten die teilnehmenden Organisationen im Anschluss an die jeweiligen Module?

Alle teilnehmenden Organisationen erhalten, je nach gewähltem Modul, einen detaillierten Ergebnisreport, der zur eigenen sowie zur Dokumentation für die Gewerbeaufsicht dient. Außerdem werden die Ergebnisse in Kurzform zusammengefasst („Factsheet“) und als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise können die Ergebnisse an die Beschäftigten kommuniziert werden. 

Darüber hinaus können die Ergebnisse auf Wunsch in nahezu jeder beliebigen Form (z. B. Kurzpräsentation, Tabelle, Dashboard) vom IFBG aufbereitet und kommuniziert werden (dabei entstehen jedoch ggf. Zusatzkosten).  

18. Welchen Nutzen haben die teilnehmenden Organisationen von unseren Leistungen?

Durch den modularen Aufbau können die teilnehmenden Organisationen auf eine Begleitung im gesamten Prozess der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen vertrauen. Die Befragung entspricht einer wissenschaftlich validierten Befragung zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen nach den Richtlinien der GDA. Die Organisationen erhalten im Anschluss – in pseudonymisierter Form – die Ergebnisse der Befragung.

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TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN UND DATENSCHUTZ
19. Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Teilnahme an der Online-Befragung erfüllt sein?

Seitens unseres Befragungstools werden alle aktuellen Browser mit nennenswerten Marktanteilen unterstützt. 

Zudem kann die Befragung auch mittels folgender mobiler Endgeräte durchgeführt werden:

  • iPhone & iPad
  • Android Phone & Pad 
  • Windows Phone
20. Welche Daten werden erhoben und wie wird damit umgegangen?

Das IFBG wird im Rahmen der psychischen Gefährdungsbeurteilung psedonymisierte personenbezogenen Daten erheben. Die im Zuge der Befragung erhobenen, personenbezogenen Daten werden in pseudonymisierter Form für die psychische Gefährdungsbeurteilung, das Betriebliche Gesundheitsmanagement sowie zur Identifikation von Handlungsempfehlungen genutzt. Individuelle Ansichten oder Angaben einzelner Personen werden nicht nach außen gegeben. Sollte in einer der befragten Gruppen (z. B. Altersklasse oder Geschlecht) die Teilnehmeranzahl nicht mindestens 5 betragen, darf eine Übermittlung der entsprechenden Daten nicht erfolgen. Es besteht die Möglichkeit, dass die Datenschutzbeauftragten der teilnehmenden Organisationen die Ergebnispräsentation vor der Übermittlung durch das IFBG überprüfen bzw. in Sonderfällen die obenstehende 

Grundsätzlich gilt: Das IFBG wird mit allen Daten sehr sorgsam und bedacht umgehen und diese sicher verwahren. Schriftliche Fragebögen – sofern darauf zurückgegriffen wird – werden nach der Eingabe in die Datenbank des IFBG datenschutzgerecht vernichtet. 

Eine detaillierte Datenschutzerklärung und Aufklärung über die Zwecke der Befragung findet statt. Eine Einwilligung der befragten Beschäftigten zur Verwendung der Daten hinsichtlich der formulierten Zwecke wird im Rahmen des Online und/oder Papierfragebogens eingeholt. Generell gilt, dass die Einhaltung aller Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab dem 25.05.2018 gewährleistet werden.

21. Wo werden die Daten der Online-Befragung gespeichert und sind diese auch sicher?

Im Rahmen der Befragung zur psychischen Gefährdungsbeurteilung greift das IFBG auf den externen Befragungsanbieter „LimeSurvey“ zurück. Der Serverpark des Befragungs-Anbieters „LimeSurvey“ ist zuverlässig vor externen Zugriffen geschützt und befindet sich in Deutschland. Es werden umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zur Wahrung des Datenschutzes ergriffen. Ein Auftragsverarbeitung-Vertrag (AVV) zwischen dem IFBG und LimeSurvey liegt vor und kann, wie auch die TOM auf Nachfrage zur Verfügung gestellt werden. 

Weitere Befragungsdaten werden im Rahmen der Auswertungen und Analysen auf den Systemen des IFBG gespeichert. Sämtliche Daten werden auf deutschen Servern gespeichert. Das IFBG hat ebenfalls zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz umgesetzt. Die TOM und weitere Informationen zum Datenschutz können auf Nachfrage zur Verfügung gestellt werden.

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