So können Arbeitgeber ihre Beschäftigten im Home-Office unterstützen

Dr. Utz Niklas Walter, Geschäftsführung

Dr. Utz Niklas Walter

Managing Partner
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Der Lockdown sorgt dafür, dass weiterhin viele Beschäftigte im Home-Office arbeiten. Vor dem Hintergrund aktueller Befragungsergebnisse und eines Literatur-Reviews haben wir Ressourcen und Stressoren identifiziert und können Arbeitgebern Empfehlungen geben, wie sie ihre Beschäftigten im Homeoffice unterstützen können.

Homeoffice – Vorteile statt Vorurteile

Vorurteile gegenüber Arbeiten im Homeoffice abzubauen sowie Freiwilligkeit und Life Domain Balance bei der Inanspruchnahme von Homeoffice zu berücksichtigen, sollten Arbeitgeber auf ihre Agenda nehmen. Laut Literatur-Review stellt eine auf Anwesenheit und Misstrauen basierte Unternehmenskultur einen Stressor und ein offenkundiges Hindernis hinsichtlich effektiver Arbeit im Homeoffice dar. Informationskampagnen durch den Arbeitgeber können zunächst helfen, die aufgrund der Präsenzkultur bestehenden Vorurteile und gefühlten Nachteile bezüglich der Nutzung von Homeoffice-Möglichkeiten zu berichtigen. So sollte arbeitgeberseitig klar kommuniziert werden, dass im Unternehmen vor Ort sowie im Homeoffice die gleiche Arbeitsqualität, Arbeitszeit und Verfügbarkeit erwartet wird und beispielsweise Aufstiegschancen oder Gehalt nicht von der Anwesenheit, sondern der individuellen Leistungserfüllung und Zielerreichung abhängen (Arnold et al., 2016; Bitkom, 2013; Lott & Abendroth, 2019). Darüber hinaus ist es empfehlenswert, das Prinzip der Freiwilligkeit hinsichtlich der Inanspruchnahme der Homeoffice-Möglichkeit zu kommunizieren, damit weder Beschäftigte, die aus dem Homeoffice arbeiten, noch jene, die das Homeoffice-Angebot nicht wahrnehmen möchten, potenzielle Nachteile aufgrund ihrer Entscheidung befürchten (Arnold et al., 2016; Backhaus et al., 2020; DBEI, 2019). Als ein weiterer Stressor zeigt sich im Literatur-Review eine Arbeitskultur, die Konflikte zwischen Arbeit und Privatleben verschärft. Daher sind betriebsspezifische Leitlinien oder Leitplanken zum Umgang mit der Life Domain Balance (zum Beispiel im Hinblick auf Erreichbarkeitserwartungen oder auf den Umgang mit Work-Privacy-Konflikten) zu empfehlen (BARMER, 2018; Waltersbacher et al., 2019). Dabei sollte allen Beschäftigten auch ein Recht auf Nicht-Erreichbarkeit eingeräumt und kommuniziert werden (DBEI, 2019; Lott, 2017, 2019). Daran anknüpfend können klare Regelungen zu Pausen- und Ausgleichszeiten sowie eine digitale, unkomplizierte Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung hilfreich sein (Hofmann et al., 2020; Lott, 2019; Waltersbacher et al., 2019).

„Gerade für die Arbeit im Homeoffice ist die digitale Bereitstellung aller relevanten Arbeitsmaterialien notwendig. Daher empfiehlt sich die Digitalisierung von Arbeitsdokumenten und Arbeitsprozessen. “

Homeoffice – Vorteile statt Vorurteile

Vorurteile gegenüber Arbeiten im Homeoffice abzubauen sowie Freiwilligkeit und Life Domain Balance bei der Inanspruchnahme von Homeoffice zu berücksichtigen, sollten Arbeitgeber auf ihre Agenda nehmen. Laut Literatur-Review stellt eine auf Anwesenheit und Misstrauen basierte Unternehmenskultur einen Stressor und ein offenkundiges Hindernis hinsichtlich effektiver Arbeit im Homeoffice dar. Informationskampagnen durch den Arbeitgeber können zunächst helfen, die aufgrund der Präsenzkultur bestehenden Vorurteile und gefühlten Nachteile bezüglich der Nutzung von Homeoffice-Möglichkeiten zu berichtigen. So sollte arbeitgeberseitig klar kommuniziert werden, dass im Unternehmen vor Ort sowie im Homeoffice die gleiche Arbeitsqualität, Arbeitszeit und Verfügbarkeit erwartet wird und beispielsweise Aufstiegschancen oder Gehalt nicht von der Anwesenheit, sondern der individuellen Leistungserfüllung und Zielerreichung abhängen (Arnold et al., 2016; Bitkom, 2013; Lott & Abendroth, 2019). Darüber hinaus ist es empfehlenswert, das Prinzip der Freiwilligkeit hinsichtlich der Inanspruchnahme der Homeoffice-Möglichkeit zu kommunizieren, damit weder Beschäftigte, die aus dem Homeoffice arbeiten, noch jene, die das Homeoffice-Angebot nicht wahrnehmen möchten, potenzielle Nachteile aufgrund ihrer Entscheidung befürchten (Arnold et al., 2016; Backhaus et al., 2020; DBEI, 2019). Als ein weiterer Stressor zeigt sich im Literatur-Review eine Arbeitskultur, die Konflikte zwischen Arbeit und Privatleben verschärft. Daher sind betriebsspezifische Leitlinien oder Leitplanken zum Umgang mit der Life Domain Balance (zum Beispiel im Hinblick auf Erreichbarkeitserwartungen oder auf den Umgang mit Work-Privacy-Konflikten) zu empfehlen (BARMER, 2018; Waltersbacher et al., 2019). Dabei sollte allen Beschäftigten auch ein Recht auf Nicht-Erreichbarkeit eingeräumt und kommuniziert werden (DBEI, 2019; Lott, 2017, 2019). Daran anknüpfend können klare Regelungen zu Pausen- und Ausgleichszeiten sowie eine digitale, unkomplizierte Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung hilfreich sein (Hofmann et al., 2020; Lott, 2019; Waltersbacher et al., 2019).

 

Betriebsvereinbarung so präzise wie nötig und so variabel wie möglich schließen

Entgegen einer Präsenz- und Misstrauenskultur hat sich im Literatur-Review eine vertrauensbasierte sowie ergebnis- und leistungsorientierte Arbeitskultur als essenzielle Ressource für die Arbeit aus dem Homeoffice erwiesen. Arbeitgeber können den Grundstein für dieses Vertrauen und diese Orientierung für Beschäftigte im Homeoffice legen, indem sie zunächst eine Betriebsvereinbarung mit klaren betriebsweit gültigen allgemeinen Rahmenrichtlinien zur Nutzung des Homeoffice (zum Bei-spiel hinsichtlich Kernarbeitszeiten, stunden- und/oder tageweisem Telearbeitsumfang, Kleiderordnung für berufliche Termine) ausarbeiten (Backhaus et al., 2020; Landes et al., 2020). Entscheidend ist, dass diese Rahmenbedingungen so präzise wie nötig, aber so variabel wie möglich definiert sind, damit die im Homeoffice inhärente Flexibilität weiterhin aufrechterhalten und die Individualität von innerbetrieblichen Arbeitsplätzen berücksichtigt werden können (Bitkom, 2013; Landes et al., 2020). Ergänzend sollte der Belegschaft ein übersichtliches Faktenblatt mit allen wichtigen versicherungsrechtlichen und datensicherheitstechnischen Informationen zum Arbeiten im Homeoffice vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden (Hofmann et al., 2020).

 

Für Datenschutz und -sicherheit sorgen

Dies geschieht durch entsprechendes Regelwerk sowie IT-Hard- und Software. Daran anknüpfend sollten von Arbeitgebern Schulungen und Fortbildungen zum Thema „Datenschutz und Datensicherheit“ mit einem speziellen Fokus auf die Arbeit im Homeoffice angeboten werden. Denn der Literatur-Review zeigt, dass fehlende Datenschutzvorkehrungen beziehungsweise lückenhafte Datensicherheit zum Beispiel aufgrund der Nutzung eines privaten Laptops im Homeoffice von Beschäftigten als Stressor wahrgenommen werden. Außerdem stellen Datenschutzbedenken gemäß Grunau et al. (2019) einen führenden Grund gegen die Implementierung von Arbeiten im Homeoffice dar. Um dieses Hemmnis und das damit verbundene genannte stressinduzierende Potenzial zu reduzieren, empfehlen sich Anleitungen hinsichtlich Cybersecurity und der Einhaltung von Datenschutzvorgaben sowie vertraglich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarte Datenschutzregelungen für die Arbeit im Homeoffice (BFDI, 2020; DBEI, 2019). Laut Datenschutz-Wegweiser für Telearbeit des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BFDI) (2020) sollten solche Vereinbarungen Maßnahmen zur Kontrolle und zum Löschen beruflicher Daten ebenso wie die strikte Trennung von arbeitsbezogenen und privaten Inhalten festlegen. Ergänzend hierzu empfiehlt sich die Bereitstellung von datensicherer IT-Hard- und Software für Beschäftigte im Homeoffice.
So sollten Arbeitgeber den Arbeitnehmern für die Arbeit von zu Hause Arbeitslaptops stellen, die für rein arbeitsbezogene Zwecke verwendet werden dürfen, und sich nur mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung (zum Beispiel PIN und hardwarebasierte Vertrauensanker) über VPN mit dem Firmennetzwerk und den dort abgespeicherten Daten und Programmen verbinden lassen (BFDI, 2020; Bruhn, 2020). Zudem sollten die USB-Zugänge und anderen Anschlüsse des Laptops für firmenexterne Nutzung gesperrt werden und im Sinne einer Datenverarbeitung ohne Medienbruch eine Ablageverschlüsselung bei der Datenspeicherung auf dem mobilen Gerät sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüs-selung bei der Datenkommunikation sichergestellt werden (BFDI, 2020; Bruhn, 2020).

 

Gutes Werkzeug – gute Arbeit

Arbeitsprozesse und -materialien werden digitalisiert sowie Medienkompetenzen vermittelt. Neben Sorgen bezüglich der Datensicherheit stellt sich im Literatur-Review ein fehlender Zugang zu Arbeitsmaterialien als ein weiterer Stressor heraus. Gerade für die Arbeit im Homeoffice ist die digitale Bereitstellung aller relevanten Arbeitsmaterialien notwendig (Waltersbacher et al., 2019). Daher empfiehlt sich die Digitalisierung von Arbeitsdokumenten und Arbeitsprozessen (Hofmann et al., 2020). Darüber hinaus sollte ausreichend Zeit zur Einarbeitung im Homeoffice gewährleistet werden, denn gerade in der Einführungsphase mit neuer Technik ist eine gute Einarbeitung entscheidend und kann vermeiden, dass die Motivation der Beschäftigten im Homeoffice durch das Versagen der Technik reduziert wird (Hupfeld, Brodersen, & Herdegen, 2013; Stürz et al., 2020). Daran anknüpfend ist im Sinne eines lebenslangen Lernens und zur Vermeidung von Stressoren im Zusammenhang mit mangelnden digitalen Fähigkeiten eine kontinuierliche Vermittlung von Medien- und Kommunikationskompetenzen wichtig (Hofmann et al., 2020; WIdO, 2019).

Räumliche Gegebenheiten sowie Anschaffungs- und Finanzierungsverantwortung klären

Des Weiteren offenbart der Literatur-Review, dass ein ruhiger, ausreichend großer, technisch funktionsfähiger und ergonomischer Arbeitsort eine essenzielle Ressource für gesundes, produktives und effektives Arbeiten im Homeoffice ist. Gemäß § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung (vergleiche auch „Homeoffice – zwischen Telearbeit und mobiler Arbeit“) obliegt dem Arbeitgeber die Pflicht der Einrichtung eines Telearbeitsplatzes im Eigenheim des Arbeitnehmers. So ist der Arbeitgeber für die Bereitstellung des benötigten Mobiliars sowie der notwendigen Arbeits- und Kommunikationsmittel inklusive der dazugehörigen Hard- und Software verantwortlich (VBG, 2018). Bei den aufgrund der Corona-Pandemie vielfach ad-hoc eingerichteten und somit nicht arbeitsvertraglich verankerten Homeoffice-Arbeitsplätzen greift diese Arbeitgeberverantwortung nicht.

Vor dem Hintergrund der im Literatur-Review dargestellten wissenschaftlich erwiesenen Relevanz der Arbeitsplatzausstattung für die Produktivität und Gesundheit von Beschäftigten im Homeoffice sollte sich der Arbeitgeber jedoch trotzdem im Sinne seiner allgemeinen Fürsorgepflicht um die Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes seiner Arbeitnehmer kümmern.
Grundsätzlich empfiehlt es sich für Arbeitgeber, um unnötigen finanziellen, personellen und zeitlichen Aufwand zu vermeiden, zunächst im Austausch mit ihren Arbeitnehmern die Sinnhaftigkeit der Einrichtung eines Telearbeitsplatzes mit Blick auf das Jobprofil, die Arbeitsanforderungen und die räumlichen und ausstattungsseitigen Gegebenheiten im Zuhause des Arbeitnehmers zu prüfen (Ernst, 2020; Hofmann et al., 2020). Genügend Platz und Ruhe sind gemäß Literatur-Reviews grundlegende Ressourcen für das Arbeiten im Homeoffice und sollten daher im Zuhause des Arbeitnehmers gegeben sein. Im nächsten Schritt bietet es sich dann an, die Anschaffungs- und Finanzierungsverantwortung mit dem Arbeitnehmer zu klären, sofern die Einrichtungs- beziehungsweise Bereitstellungspflicht rechtlich gesehen nicht offenkundig beim Arbeitgeber liegt. Mögliche Formen der geteilten Verantwortung sind eine arbeitgeberseitige Bezuschussung zu Anschaffungen durch den Arbeitnehmer, oder eine gemeinschaftliche und damit kostengünstigere, Bestellung durch den Arbeitgeber, aber letztliche Finanzierung der Homeoffice-Ausstattung durch den Arbeitnehmer (Hofmann et al., 2020; VBG, 2020b).

 

Mietmöglichkeiten nutzen

Bezüglich Mobiliar, Hard- und Software kann gegebenenfalls Gebrauch von Mietangeboten gemacht werden. Auch sollten Grundsätze der Ergonomie beachtet werden. Um die Ressource eines ausreichend ausgestatteten Bildschirmarbeitsplatzes im Homeoffice weiter zu stärken, sollte beachtet werden, dass je nach Aufgabenprofil die Beschäftigten im Homeoffice eine unterschiedliche Ausstattung benötigen. Konkret sollte im Sinne des Sprichworts „Technik ist nicht alles – aber ohne Technik ist alles nichts“ ein technisch und ergonomisch gut eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Homeoffice in der Regel jedoch mit folgendem Mobiliar beziehungsweise folgender Hard- und Software ausgestattet sein: Neben einem höhenverstellbaren Schreibtisch und Büroarbeitsstuhl, Laptop oder stationärem Rechner mit passendem Zubehör (das heißt Headset, Webcam, externe Maus und Tastatur, zweiter Bildschirm) sowie einer stabilen Internetverbindung sind Softwarelösungen für die digitale Daten-verarbeitung, Kommunikation und Teamzusammenarbeit wichtig (zum Beispiel Office-Pakete, Branchensoftware, E-Mail-Programm, digitale Signatur, Web-, Telefon-, und/oder Videokonferenzsystem, Collaboration- und Projektmanagementtool, VPN-Fernzugriff auf Server im Firmennetzwerk oder Cloud-Speicheranwendung) (Bruhn, 2020; DGUV, 2019; Hofmann et al., 2020).

Detailliertere Informationen und Erläuterungen zu spezifischen Hard- und Software-Möglichkeiten für effektives Arbeiten im Homeoffice bietet der Praxisratgeber von Bruhn (2020). Damit Beschäftigte das Mobiliar, die Arbeitsmittel und Technik auch tatsächlich als hilfreiche Ressourcen für ihre Arbeit zu Hause erfahren, sollte bei der Auswahl stets auf die Grundsätze der Ergonomie (siehe DGUV (2019) für Anforderungen an die Gestaltung von Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen) und auf eine schnelle und einfache Funktionsweise geachtet werden. Um in der aktuellen Corona-Pandemie kurzfristig zu handeln und zugleich in der Gestaltung der Homeoffice-Arbeitsplätze perspektivisch flexibel zu bleiben, können Arbeitgeber anstatt des direkten Kaufs auch von der Möglichkeit des Mietens von fehlendem Mobiliar beziehungsweise fehlender Hard- und Software Gebrauch machen (Bruhn, 2020).

 

Virtuelle Wohnungsbegehungen/Unterweisungen durchführen und Checklisten aushändigen

Damit die möglichen Stressoren beim Bildschirmarbeitsplatz zu Hause frühzeitig erkannt werden, gilt der Arbeitsplatz laut Arbeitsstättenverordnung erst dann als ergonomisch eingerichtet, wenn vor Tätigkeitsbeginn im Homeoffice eine einmalige Gefährdungsbeurteilung des Telearbeitsplatzes (vergleiche § 3 ArbStättV) ebenso wie regelmäßige gesundheits- und sicherheitsbezogene Unterweisungen im Umgang mit Arbeitsort und -mitteln für die jeweiligen Beschäftigten (vergleiche § 6 ArbStättV) durch den Arbeitgeber durch-geführt werden (DGUV, 2019). Da solche individuellen Wohnungsbegehungen und Unterweisungen praktisch kaum umsetzbar sind, sind alternativ sowohl virtuelle Wohnungsbegehungen durch Arbeitssicherheits- beziehungsweise Arbeitsschutzbeauftragte als auch das Aushändigen von Checklisten (zum Beispiel zur ergonomisch korrekten Einstellung des Arbeitsstuhls, zur Anordnung der Arbeitsmittel wie Bildschirm und Tastatur sowie zum Umgang mit eingesetzter Softwaretechnik) an Beschäftigte im Homeoffice empfehlenswert.

„Führungskräfte sollten bezüglich einer Vertrauens- und Ergebniskultur sensibilisiert und weiterqualifiziert werden. “

Das Homeoffice im Fokus – den häuslichen Arbeitsplatz als BGM-Handlungsfeld berücksichtigen

Um darüber hinaus den Ressourcencharakter eines ergonomisch und technisch gut ausgestatteten Homeoffice-Arbeitsplatzes zu fördern, sollte das Betriebliche Gesundheitsmanagement das Homeoffice stärker als Arbeitsort berücksichtigen und Beschäftigte, die von zu Hause arbeiten, zu einem achtsamen Umgang mit ihrer Gesundheit befähigen (Waltersbacher et al., 2019).

Im Hinblick auf eine gesundheitsgerechte Nutzung des Bildschirmarbeitsplatzes sind regelmäßige digitale Schulungen für im Homeoffice tätige Beschäftigte beispielsweise bezüglich Augenentspannungstechniken, dynamischem Sitzen, Bildschirm- und Bewegungspausen sowie Ausgleichsübungen (zum Beispiel für Zeiträume zwischen Meetings und einzelnen Aufgaben) denkbar (DGUV, 2015; Mohokum & Dördelmann, 2018).

In Bezug auf Selbstmanagementkompetenzen, die das Arbeiten im Homeoffice erleichtern und Stress reduzieren, können zudem (digitale) Angebote zur Selbstorganisation, Stressbewältigung, aber auch zur Förderung von Effizienz und Verlässlichkeit unterstützend angeboten werden (Bitkom, 2013; Hofmann et al., 2020; Landes et al., 2020; Waltersbacher et al., 2019). Des Weiteren empfiehlt es sich für Arbeitgeber, ihren Führungskräften und Beschäftigten Homeoffice-Vorbereitungskurse anzubieten. Anhand dieser können Arbeitnehmer befähigt werden, gesund, pflichtbewusst und produktiv von zu Hause zu arbeiten und sich dabei selbst sowie andere (virtuell) zu führen. Hierdurch können alle Parteien (Arbeitgeber, Beschäftigte und Führungskräfte) Vertrauen in die flexible Arbeitsform des Homeoffice fassen und eine Abkehr von der bislang in vielen Organisationen vorherrschenden Präsenzkultur einleiten, die einen im Literatur-Review identifizierten Stressor darstellt.

 

Digital Leadership

Führungskräfte sollten bezüglich einer Vertrauens- und Ergebniskultur sensibilisiert und weiterqualifiziert werden. Um eine Vertrauens- und Ergebniskultur mit Blick auf die Arbeit von zu Hause zu verankern und zu fördern, bedarf es darüber hinaus einer Unternehmensleitung und eines Betriebs- beziehungsweise Personalrats, die sowohl selber virtuelles (Zusammen-)Arbeiten vorleben als auch Führungskräften gezielte Schulungen für die virtuelle Führung auf Distanz ermöglichen (Hofmann et al., 2020). Der Literatur-Review zeigt, dass virtuelle Führungsfähigkeiten von Vorgesetzten eine wichtige Ressource für Beschäftigte, die von zu Hause arbeiten, darstellen. In der Studie von Hofmann et al. (2020) äußern 40 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen (N = circa 500), dass häufig ein Schulungsdefizit von Führungskräften zum Thema „Führung auf Distanz“ besteht. Zudem geben zusätzliche 31 Prozent der Befragten an, dass dieses Defizit zumindest „selten“ der Fall ist. Im Rahmen von Führungskräfteentwicklungsmaßnahmen sollten Führungskräfte daher zum einen hinsichtlich der Ressourcen und Stressoren, die für sie selbst genau wie für ihre Mitarbeiter mit der Arbeit im Homeoffice einhergehen, sensibilisiert werden (Lott, 2017). Zum ande-ren sollten diese Weiterbildungen Führungskräfte zu einem delegativen und vertrauens- sowie ergebnisorientierten Führungsstil befähigen.
Konkret sollten sie in der Fähigkeit, Kontrolle und Verantwortung an Beschäftigte abzugeben, sowie in Kommunikations- und Feedback-Kompetenzen, die für die Leitung, Organisation und Unterstützung von virtuellen Teams notwendig sind, geschult werden (Bruhn, 2020; Hofmann et al., 2020; Hupfeld et al., 2013; Landes et al., 2020).

 

Hier erfahren Sie, welche Handlungsempfehlungen wir für Führungskräfte und für Beschäftigte geben. Außerdem können Sie hier das Dossier, welches in Kooperation mit der Techniker Krankenkasse entstanden ist, herunterladen.

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