Urlaubszeit im Job: 5 Tipps, um Frust, Streit und Stress im Team zu vermeiden
Die Sommerzeit bringt nicht nur Sonne und Erholung, sondern sie ist auch ein organisatorischer Kraftakt für viele Teams. Während einige Kolleginnen und Kollegen im wohlverdienten Urlaub sind, stemmen die anderen den Betrieb oft unter erschwerten Bedingungen. Das birgt Konfliktpotenzial: Unfaire Aufteilungen, Überlastung und fehlende Kommunikation führen schnell zu Frust. Doch das muss nicht sein. Wer frühzeitig plant, transparent kommuniziert und aufeinander achtet, kann die Urlaubszeit auch im Team gut überstehen. Diese 5 Strategien helfen dabei.
1. Frühzeitig und fair planen: Urlaub ist Teamsache
Viele Konflikte rund um Urlaubsvertretungen entstehen schon lange bevor der erste Koffer gepackt wird, nämlich dann, wenn Urlaube nicht abgestimmt, sondern spontan genommen werden oder oft dieselben Beschäftigten benachteiligt scheinen. Eine faire und transparente Urlaubsplanung sollte daher frühzeitig im Jahr beginnen und alle Teammitglieder einbeziehen. Besonders hilfreich sind digitale Kalender oder gemeinsame Urlaubsübersichten, die frühzeitig Klarheit schaffen.
Bei der Planung sollten nicht nur betriebliche Anforderungen, sondern auch persönliche Umstände berücksichtigt werden, wie beispielsweise Schulferien bei Eltern oder gesundheitlich notwendige Erholungsphasen. Ein partizipativer Abstimmungsprozess, bei dem alle mitsprechen können, fördert das Verständnis füreinander und verhindert den Eindruck von Ungleichbehandlung.
2. Klare Vertretungsregeln entlasten alle
Unklar übertragene Aufgaben, fehlende Zuständigkeiten oder das Gefühl, die Arbeit von zwei Personen gleichzeitig erledigen zu müssen, führen schnell zu Überforderung und Frustration bei den verbleibenden Mitarbeitenden. Besonders in kleinen, ohnehin knapp besetzten Teams wird dies schnell zur Belastungsprobe.
Damit es gar nicht erst zu Problemen kommt, braucht es eine gute Zusammenarbeit im Team mit klaren Vereinbarungen darüber, wer während der Urlaubszeit welche Aufgaben übernimmt und was wirklich wichtig ist. Nicht jede Aufgabe ist zwingend zeitkritisch. Eine bewusste Priorisierung hilft dabei, den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Auch Vertretungsregeln, die schriftlich festgehalten werden, sind hilfreich: Wer vertritt wen? Was ist im Notfall zu tun? Welche Aufgaben können ruhen? Diese Klarheit entlastet nicht nur die Vertretenden, sondern sorgt auch bei den Abwesenden für ein gutes Gefühl.
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3. Wertschätzung statt Überforderung
Wenn ein Teil des Teams Urlaub macht, bedeutet das für die anderen oft Mehrarbeit. Wichtig ist, dass dieser Einsatz nicht als selbstverständlich hingenommen wird. Denn wer in der Urlaubszeit „den Laden am Laufen hält“, braucht Anerkennung – sei es durch ein einfaches Dankeschön, eine Geste der Wertschätzung oder auch durch flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Angebote.
Auch nach intensiven Phasen können kleine Zeichen der Anerkennung viel bewirken: ein gemeinsames Frühstück, ein freier Nachmittag als Ausgleich oder einfach ein paar nette Worte im Teamchat. Entscheidend ist, dass die zusätzliche Belastung nicht unsichtbar bleibt. Denn wer sich gesehen und wertgeschätzt fühlt, ist eher bereit, auch in schwierigen Phasen engagiert mitzuarbeiten und fühlt sich weniger alleingelassen.
4. Offene Kommunikation schafft Verständnis
Spannungen entstehen oft dann, wenn Belastungen oder Bedürfnisse nicht offen angesprochen werden. Wer dauerhaft das Gefühl hat, überlastet zu sein, aber nichts sagt, riskiert nicht nur seine eigene Gesundheit, sondern auch den Teamfrieden. Deshalb ist insbesondere in der Urlaubszeit eine offene, respektvolle Kommunikation mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften essenziell.
Probleme sollten möglichst konkret und lösungsorientiert formuliert werden. Es hilft, nicht nur aufzuzeigen, was nicht funktioniert, sondern auch Vorschläge mitzubringen, wie sich die Situation verbessern ließe. Wer seine Anliegen sachlich und im richtigen Moment anspricht, schafft Vertrauen und stärkt die Grundlage für einen konstruktiven Dialog.
5. Selbstfürsorge und Teamgeist in Balance bringen
Auch wer nicht im Urlaub ist, hat ein Recht auf Erholung, besonders dann, wenn die Belastung zunimmt. Deshalb ist es wichtig, sich selbst bewusst kleine Auszeiten zu gönnen. Mikro-Pausen, ein kurzer Spaziergang in der Mittagspause oder bewusste Atemübungen sowie Augentraining helfen dabei, auch in fordernden Phasen leistungsfähig und gesund zu bleiben. Hier ist eine gute Regeneration im Arbeitsalltrag essenziell. Gleichzeitig sollte niemand den Anspruch haben, in Abwesenheit der Kolleginnen und Kollegen alles alleine auffangen zu müssen.
Es ist ebenso wichtig, sich selbst Grenzen zu setzen und Aufgaben realistisch zu priorisieren. Nicht jede E-Mail muss sofort beantwortet, nicht jeder Vorgang sofort bearbeitet werden. Der Mut, Dinge auch mal liegen zu lassen, ist Teil einer gesunden Arbeitsweise.
Wenn das Team diesen Umgang gemeinsam lebt und gegenseitige Anerkennung selbstverständlich wird, zum Beispiel durch ein Dankeschön, freundliche Worte oder Unterstützung im Alltag, lässt sich selbst eine dünne Personaldecke überstehen, ohne dass jemand auf der Strecke bleibt.
Urlaubszeit bedeutet nicht zwangsläufig Stresszeit. Mit vorausschauender Planung, klaren Regeln, gegenseitigem Respekt und einer offenen Kommunikation kann die Sommerzeit für alle zur Erholungszeit werden, selbst dann, wenn man gerade nicht im Urlaub ist.
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